Kasę rejestrującą (potocznie zwaną fiskalną) muszą mieć firmy sprzedające towary i usługi klientom detalicznym, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Taki ogólny obowiązek wynika z ustawy o VAT. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących (DzU nr 51, poz. 375 ze zm.). Tam też wymienione są wyjątki - kiedy przedsiębiorcy nie muszą instalować urządzeń fiskalnych.

Przepisy dotyczące zwolnień z obowiązku posiadania kasy są niezwykle skomplikowane. Wszystkie zwolnienia mają charakter terminowy i wygasają 30 czerwca 2007 r. Nie oznacza to oczywiście, że po tym terminie każda firma będzie posiadać kasy. Do momentu wydania kolejnego rozporządzenia nie wiadomo jednak, jakie zasady będą obowiązywać od 1 lipca. Kto nie musi ewidencjonować

Wysokość obrotu to obecnie podstawowe kryterium zwolnienia. Zasadą jest, że urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, których sprzedaż detaliczna nie przekracza 40 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT). Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy - licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym sprzedaż przekroczyła ten limit.

Niższy limit obowiązuje nowe firmy, czyli w pierwszym roku prowadzenia działalności. Wynosi on wtedy 20 tys. zł, a zwolnienie obowiązuje tylko do dnia przekroczenia tej kwoty.